Organisatie

en ontwikkeling

Organisatie en ontwikkeling

Tijdens de coronacrisis heeft de bibliotheek steeds flexibel ingespeeld op alle ontwikkelingen, zowel qua dienstverlening als organisatorisch. Dankzij een goede IT-infrastructuur konden veel medewerkers vanuit huis werken. De kantoorinrichting is aangepast op de 1,5 meter afstand-maatregel. In de bibliotheekvestigingen is geïnvesteerd in spatschermen en zijn de hygiënemaatregelen en het schoonmaakplan uitgebreid en geïntensiveerd. Met protocollen en aanwijzingen vanuit de veiligheidsregio is een veilige omgeving gerealiseerd voor bezoekers, personeel en vrijwilligers. Desondanks vielen voor veel vrijwilligers hun werkzaamheden weg, zeker bij de kwetsbare groep onder hen.


Personeel

Op 31 december 2020 had de Bibliotheek Bollenstreek 62 medewerkers in dienst met een formatie van 1.055 uur per week (29 fte). De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 42 jaar. Exclusief opruimscholieren en studenten is de gemiddelde leeftijd 49 jaar. Ten opzichte van 2019 is de formatie met 1,4 fte toegenomen. Hiervoor zijn twee oorzaken. Ten eerste is in het kader van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) de vaste formatie met 1 fte toegenomen. De invalpool en taalpuntcoördinatoren kregen een nieuwe arbeidsovereenkomst, die is gebaseerd op het gemiddeld aantal gewerkte uren in 2019. Ten tweede zijn voor de weekenden studenten geworven. Dit laatste verklaart ook de groei in het aantal medewerkers tussen 2019 en 2020.

Organisatieonderdeel Formatie 2019 Formatie 2020
Bibliotheek Lisse 118,50 122,50
Bibliotheek Noordwijk 132,00 137,00
Bibliotheek Noordwijkerhout 91,75 96,00
Bibliotheek Oegstgeest 109,00 111,00
Bibliotheek Sassenheim 104,50 104,25
ServicePunt Voorhout 36,00 36,00
ServicePunt Warmond 15,00 15,50
UitleenPunt De Zilk 8,50 8,50
Bovenlokaal t.b.v. Frontoffice 64,00 77,00
Subtotaal 679,25 707,75
     
Bovenlokaal Backoffice (1) 306,00 333,50
Volksuniversiteit Oegstgeest 18,00 14,00
     
Totale formatie 1003,25 1055,25
Aantal fte 27,9 29,3
Aantal medewerkers 56 62
(1) BackOffice: de formatie is inclusief extern gefinancierde projecturen voor de projecten Taalhuis en VoorleesExpress. De formatie Taalhuis is met 16 uur toegenomen tot 56 uur per week. De formatie VoorleesExpress bedraagt 22 uur per week.

Ziekteverzuim

In 2020 bedroeg het ziekteverzuim binnen de Bibliotheek Bollenstreek 2,27%.

2016 2017 2018 2019 2020 Gemiddelde
Ziekteverzuim 3,71% 5,42% 4,18% 3,32% 2,27% 3,78%
Meldingsfrequentie 0,85 0,72 0,77 0,72 0,62 0,74

Vrijwilligers

Afgelopen jaar is het aantal vrijwilligers licht gedaald naar 520. Ondanks de zorgvuldige communicatie over de verantwoordelijkheid die de organisatie nam door (volgens de RIVM-richtlijnen) kwetsbare vrijwilligers niet in de bibliotheken toe te laten, was er sprake van teleurstelling en onvrede bij een deel van hen. Hieruit bleek eens te meer het sociaalmaatschappelijk belang van het vrijwilligerswerk in de bibliotheken. De vrijwilligers vinden hier zinvolle en nuttige werkzaamheden en sociale contacten. De bibliotheek is blij en trots dat zoveel trouwe vrijwilligers zich inzetten, zij maken veel van de dienstverlening en projecten mogelijk. In het afgelopen jaar is het aantal vrijwilligers afgenomen met 5%, wat te verklaren is door het wegvallen van werkzaamheden door de coronapandemie. In 2020 is gestart met een digitale nieuwsbrief om de verbinding tussen de vrijwilligers onderling en met de bibliotheek te versterken, deze verschijnt drie keer per jaar.

In onderstaande tabel is een indeling gemaakt naar woonplaats van de vrijwilligers en niet naar de locatie waar ze vrijwilligerswerk uitvoeren. Sommige vrijwilligers hebben een dubbelfunctie, die zijn niet meegeteld.

Woonplaats Gastvrouw /
Gastheer
Additionele
activiteiten
Voorlees-
Express
Taalhuis Digitale
inclusie
Raad van
Toezicht
Totaal
De Zilk 1 1 1 3
Hillegom 36 36
Lisse 16 7 18 30 1 2 74
Noordwijk 15 10 17 70 3 1 116
Noordwijkerhout 7 8 10 16 1 42
Oegstgeest 16 23 15 33 4 91
Sassenheim 8 2 14 31 2 1 58
Voorhout 11 3 9 25 5 53
Warmond 10 4 2 9 26
In de regio 3 4 6 5 2 2 25
 
Totaal 87 61 92 256 18 6 520

Vestigingsscan

In 2020 heeft Probiblio in opdracht van de Bibliotheek Bollenstreek een scan van de vestigingen (frontoffice) uitgevoerd. Deze scan is een nulmeting en advies gebaseerd op analyses van de doelgroepen van de Bibliotheek Bollenstreek, programmering en locatiebezoek. Het advies is uitgewerkt voor de inrichting van de vestigingen Lisse, Noordwijkerhout en Oegstgeest om de ambities van het beleidsplan 2020-2023 waar te maken. In Lisse is een aanzienlijke verbetering noodzakelijk om te zorgen dat dit een echte ‘third place’ wordt, een publieke, laagdrempelige en veilige ontmoetingsplaats waar mensen komen om te lezen, studeren of mee te doen aan activiteiten. In Noordwijkerhout is het plan om een plek voor taal- en groepsactiviteiten, lees- en studieplekken en een aantrekkelijker inrichting van het jeugdaanbod voor elkaar te krijgen. Voor Oegstgeest moeten meer zitplaatsen de functie van ontmoeting en studeren en werken mogelijk maken.

In 2021 worden concrete plannen uitgewerkt en zo mogelijk ook gerealiseerd. Voor Noordwijkerhout hangt dit af van de besluitvorming van de gemeente over een mogelijke verhuizing van de bibliotheek. Ook in Sassenheim en Voorhout is het wachten op besluiten van de gemeente Teylingen over centrumontwikkelingen. In 2019 is een advies voor inrichting en vernieuwing van Sassenheim met de gemeente overlegd. In Noordwijk zijn in 2020 stiltecabines gerealiseerd en is er, net als in Warmond en de Zilk, op dit moment geen aanleiding om de inrichting aan te passen.


BiebPanel

Al enkele jaren zet de Bibliotheek Bollenstreek klantonderzoek in om actuele informatie te krijgen over leden en andere doelgroepen. Deze onderzoeken worden regionaal uitgevoerd door Probiblio, onder de naam BiebPanel. BiebPanel is een online onderzoeksinstrument dat speciaal is ontwikkeld voor de bibliotheekbranche. In 2020 is BiebPanel vernieuwd en zijn er een aantal innovatieve onderzoeksmethoden toegevoegd. Een daarvan is het gebruik van ‘social insights’, het scannen van social mediakanalen om te zien hoe mensen online over de bibliotheek praten. Daaruit blijkt dat mensen positief waren over de initiatieven van bibliotheken rondom de eerste lockdown. Ongeveer 6% van de berichten over de bibliotheek is negatief, dit is lager dan wat we zien in de benchmark (20%). In 2020 is BiebPanel gestart met een landelijk en lokaal leden- en bezoekersonderzoek dat jaarlijks herhaald wordt. De eerste resultaten worden begin 2021 verwacht.


Marktonderzoek en (online) marketing

In 2019 is het Mosaic-klantonderzoek vernieuwd. De Bibliotheek Bollenstreek is hier in 2020 actief mee aan de slag gegaan om de focusdoelgroepen voor de huidige beleidsperiode mede in kaart te brengen. Er is een inwonersanalyse van het werkgebied gemaakt, waarbij per gemeente is gekeken hoe de diverse klantprofielen zijn verdeeld in vergelijking tot het totale werkgebied. Daarnaast is het ledenbestand geanalyseerd. Die analyses bieden inzicht in de groepen die de Bibliotheek Bollenstreek al goed bedient en waar nog potentie ligt. Op basis van deze inzichten en de speerpunten uit het Beleidskompas 2020-2023 zijn vier marketingdoelgroepen geformuleerd waar de Bibliotheek Bollenstreek de huidige beleidsperiode op gaat focussen.

Eind 2020 is gestart met het opzetten van een nieuwe website en ticketsysteem die beter aansluiten bij de wensen van de doelgroepen. Deze worden in 2021 gelanceerd. Ook zijn digitale nieuwsbrieven verbeterd en is ingezet op zoekmachineadvertenties om zo meer leden en mogelijke klanten te bereiken. Het aantal websitebezoeken steeg met een derde.


Programmering

In onze programmering staat leesbevordering voor jong en oud in verschillende projecten en activiteiten centraal. De bibliotheek zet in op meer lezen en een passend boek vinden. Naast de activiteiten rondom leesplezier richten we ons ook op andere maatschappelijke opgaves zoals het bestrijden van laaggeletterdheid, het bevorderen van digitale inclusie en het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling. Samen bereik je meer dan alleen en daarom betrekken we hierbij netwerkpartners die zich met deze uitdagingen bezighouden.

Een leven lang leren

Vorig artikel

Feiten en cijfers

Volgend artikel